Estrutura

Somos uma empresa criada em 2002, mas formada por profissionais com experiências de mais de 30 anos na área contábil.

Premiada em 2007 por ter sido o único escritório de contabilidade que participou do projeto pioneiro da prefeitura de Indaiatuba, onde foram criadas novas oportunidades para as micros e pequenas empresas da cidade e atualmente envolvida em outros projetos.

Baseamos nosso trabalho em um novo conceito de contabilidade, criando novos produtos e facilitando a vida contábil de nossos clientes, através de um atendimento rápido a eficiente.

Contamos também com toda a estrutura tecnológica e necessária para o bom desempenho dos trabalhos, o que possibilita o atendimento de clientes em outras cidades da região.

Nossos colaboradores, passam por treinamentos e atualizações permanentes, para acompanhar toda a demanda de legislação contábil, fiscal e de departamento pessoal imposta pelo fisco em geral, através de participações em cursos, palestras e eventos de aperfeiçoamento das técnicas contábeis.

Notícias

Prazo para prestação das informações do Pert – demais débitos

Prazo para prestação das informações do Pert – demais débitos

Data: 03/12/2018 às 09:49

Fonte: Receita Federal

No período de 10 a 28 de dezembro de 2018, os contribuintes optantes pelo Programa Especial de Regularização Tributária (Pert) – demais débitos (inciso II do § 1º do art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.711, de 2017) deverão prestar as informações necessárias para a consolidação do parcelamento.

O contribuinte deverá indicar os débitos que serão incluídos no parcelamento, a quantidade de parcelas pretendidas e o valor dos créditos de prejuízo fiscal e de base de cálculo negativa da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) ou de outros créditos próprios, passíveis de utilização na modalidade, se for o caso.

Se no momento da opção pelo Pert o contribuinte indicou indevidamente modalidade para a qual não possui débitos a serem parcelados, será possível a correção da modalidade.

Os contribuintes que não prestarem as informações para a consolidação ou não pagarem o saldo devedor vencido até dezembro de 2018 serão excluídos do programa.

Receita Federal atualiza norma sobre procedimento amigável para evitar a dupla tributação

Receita Federal atualiza norma sobre procedimento amigável para evitar a dupla tributação

Data: 03/12/2018 às 09:47

Fonte: Receita Federal

Foi publicada, no Diário Oficial da União de hoje, a Instrução Normativa RFB nº 1.846, de 2018, que promove eficiência e transparência na instrução e na apreciação do requerimento para instauração de procedimento amigável no âmbito dos acordos e convenções internacionais para evitar a dupla tributação (ADT).
Além de esclarecer a obrigatoriedade de o interessado juntar cópia de eventual documentação de requerimento similar junto à autoridade competente do outro Estado Contratante e de informar à Receita Federal sobre alterações surgidas durante a apreciação do requerimento que possam impactá-la, a nova Instrução Normativa explicita o procedimento e o prazo para emendar o requerimento. 
Esclareceu-se também a vinculação da apreciação do requerimento às decisões administrativas e judiciais sobre a mesma matéria, proferidas antes ou durante o procedimento amigável, e os momentos em que o requerente será notificado do andamento processual do seu requerimento. Adicionalmente, incluiu-se a hipótese de o residente no outro Estado Contratante poder apresentá-lo no Brasil que somente é válida no caso do ADT Brasil-Argentina que previu essa hipótese em alteração recente. 
Por fim, os dispositivos receberam melhorias de estrutura e de redação, proporcionando maior eficiência e clareza para o requerimento de instauração de procedimento amigável.
A nova norma revoga a Instrução Normativa RFB nº 1.669, de 2016.

Receita Federal declarará inaptos 3,4 milhões de inscritos no CNPJ por omissão de declaração

A Receita Federal está intensificando as ações para declarar a inaptidão de inscrições no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) de contribuintes que estejam omissos na entrega de escriturações e de declarações nos últimos 5 anos, em especial das Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

O Ato Declaratório Executivo (ADE) de inaptidão passará a ser publicado no sítio da Receita Federal na internet pela Delegacia da Receita Federal do domicílio tributário do contribuinte.

Estima-se que até 3,4 milhões inscrições no CNPJ sejam declaradas inaptas até maio de 2019.
Para evitar a declaração de inaptidão de sua inscrição, o contribuinte deve sanear as omissões das escriturações e declarações dos últimos 5 anos.

Efeitos da Declaração de Inaptidão:
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.634, de 2016, a inaptidão do CNPJ produz diversos efeitos negativos para o contribuinte, como: o impedimento de participar de novas inscrições (art. 22), a possibilidade de baixa de ofício da inscrição (art. 29), a invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais (art. 45), a nulidade de documentos fiscais (art. 47) e a responsabilização dos sócios pelos débitos em cobrança (art. 48).

Como identificar as omissões:
O contribuinte pode consultar a existência de omissões na entrega de declarações no Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) no serviço “Certidões e Situação Fiscal”, nos itens “Consulta Pendências – Situação Fiscal”, com relação às obrigações acessórias não previdenciárias, ou a “Consulta Pendências – Situação Fiscal – Relatório Complementar” com relação às obrigações acessórias previdenciárias.

Regularização das omissões:
Para evitar a declaração de inaptidão de sua inscrição, o contribuinte deverá entregar todas as escriturações fiscais e as declarações omitidas relativas aos últimos 5 anos. Se o contribuinte deixar omissões não regularizadas e que não configurem situação de inaptidão, estará sujeito à intimação e ao agravamento das multas por atraso na entrega. É importante lembrar que os custos da regularização após a intimação serão maiores.

Regularização da inaptidão:
Após a inaptidão ter sido aplicada, o contribuinte que efetivamente necessitar que a inscrição seja reativada deverá entregar todas as declarações omitidas indicadas na “Consulta Pendências – Situação Fiscal” e também as listadas no ADE de inaptidão. O contribuinte não poderá ter nenhuma omissão para obter a reversão da inaptidão.

Se as omissões que causaram a inaptidão decorrerem de problemas cadastrais, como falta da comunicação de baixa etc., o contribuinte deverá solicitar a correção de cadastro para obter a regularização da omissão e a anulação da inaptidão.

Baixa por inaptidão:
O contribuinte que permanecer inapto terá sua inscrição baixada assim que cumprido o prazo necessário para esta providência e as eventuais obrigações tributárias não cumpridas serão exigidos dos responsáveis tributários da pessoa jurídica.

Receita Federal deixou de emitir o cartão CPF em 2011

Em função de manifestações de usuários dos serviços da Receita Federal (RFB), relatando que não conseguem emitir o cartão de Cadastro de Pessoa Física (CPF), o Órgão esclarece que o comprovante de inscrição no CPF é o documento gerado no ato do atendimento realizado pelas entidades conveniadas em caráter gratuito (ou ainda, com custo, nas demais entidades conveniadas — tais como: Banco do Brasil, Correios e Caixa Econômica Federal).

O cidadão pode imprimir, pela internet, a 2ª via de seu comprovante de inscrição no CPF quantas vezes forem necessárias.

Órgãos públicos e empresas não devem solicitar ao cidadão a apresentação do cartão CPF em formato plástico para efeito de comprovar essa inscrição. A comprovação de inscrição no CPF pode ser feita mediante a menção do número de inscrição no CPF nos seguintes documentos:

Carteira de Identidade, Carteira Nacional de Habilitação, Certidão de Nascimento, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), carteira de identidade profissional (expedida por órgãos fiscalizadores de exercício de profissão regulamentada) e carteiras funcionais emitidas por órgãos públicos (válidas como documento de identificação em todo o território nacional);

Comprovante de Inscrição no CPF emitido pelas entidades conveniadas à Receita Federal; ou

Comprovante de Inscrição no CPF impresso a partir da página da Receita Federal na internet.

Serviços

Contabilidade

Escrituração Contábil

Relatórios Contabeis (Balancete, Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis)

Declaração de Faturamento

Declaração de Imposto de Renda Pessoa Juridica

Declaração de Imposto de renda Pessoa Fisica

DECORE (Declaração de Rendimentos para Pessoa Fisica)

Responsável pelo Setor

Edison Fernandes

Celular: (19) 97402-0211

E-mail: edison@justuscontabilidade.com.br

Skype: edison_justus

Departamento Pessoal

Admissão de Funcionários

Demissão de Funcionários

Elaborar Folha de Adiantamento

Elaborar Folha de Pagamento

Elaborar Folha de 13º Salário

Cálculo de Férias

Emissão de Certidões Negativas de Débitos

Homologação de Rescisão de Contrato

Transmissão Declarações Mensais (CAGED, GFIP)

Transmissão Anuais (Rais)

Elaboração de Informe de Rendimentos

Cálculo de Impostos em Atraso

Engarregada do Departamento

Luciana

E-mail: luciana@justuscontabilidade.com.br

Departamento de Pesquisa

Departamento responsável na realização de procedimentos para emissão de todos os tipos de certidões referente as empresas

Consultas preventivas para verificação do status da empresa

Certidões negativas perante receita federal, INSS, procuradoria, FGTS, prefeitura, fórum

Responsável pelo Departamento

Sérgio Baptista Ferreira

Celular: (19) 97402-0208

E-mail: sergio@justuscontabilidade.com.br

Skype: sergio_justus

Escrita Fiscal

Escrituração Fiscal

Calculos de impostos (ICMS, IPI, ISS, ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, SIMPLES)

Escrituração de notas fiscais

Fechamento e Apuração de ICMS, IPI, PIS, COFINS

Emissão de GIAS, DS, GRF-CBT

Autorização para impressão de Notas Fiscais

Nota Fiscal Paulista

Parcelamento de débitos: federais, estaduais, municipais

Responsável pelo Departamento

Sérgio Baptista Ferreira

Celular: (19) 97402-0208

E-mail: sergio@justuscontabilidade.com.br

Skype: sergio_justus

Paralegais

Abertura, transferência e encerramento de empresas

Processo de licenciamento de empresas na CETESB

Declaração de Ajuste Anual - Pessoa Física

Responsável pelo Departamento

Sérgio Baptista Ferreira

Celular: (19) 97402-0208

E-mail: sergio@justuscontabilidade.com.br

Skype: sergio_justus

Auxiliar Direto

Helen

E-mail: helencristine@justuscontabilidade.com.br

Planejamento Tributário

Responsável pelo Departamento

Sérgio Baptista Ferreira

Celular: (19) 97402-0208

E-mail: sergio@justuscontabilidade.com.br

Skype: sergio_justus

Manual do Cliente

O presente manual é uma ferramenta de fundamental importância para o auxílio do empresário no seu dia-a-dia, com procedimentos a serem realizados para que tenha sempre dados e informações confiáveis e tempo hábil.

Manual do Cliente

MANUAL DE ORIENTAÇÕES E PROCEDIMENTOS

Facilitando o seu dia-a-dia

Apresentação

O presente manual foi elaborado no intuito de padronizar e melhorar as informações remetidas ao nosso Escritório de forma que agilize e aperfeiçoe nossa prestação de serviço proporcionando uma resposta rápida e segura às necessidades de nossos clientes, transformando estas informações em ferramenta gerencial para a tomada de decisões.

Na atual conjuntura econômica e social do país, nota-se que as empresas enfrentam várias dificuldades para sobreviverem, valendo-se de todos os recursos disponíveis para o bom gerenciamento dos negócios, estando cientes disto é que vimos à necessidade de adotar este manual de orientação e procedimentos.

Na mesma direção, juntamente com todos, almejamos o progresso e a prosperidade nos negócios, tanto nosso quanto de nossos clientes, então para que este objetivo seja alcançado com êxito, pedimos a colaboração e o empenho de todos em seguir as orientações contidas no mesmo.

Enfatizamos que os assuntos foram descritos de forma NÃO exaustiva e sempre que necessário, os clientes devem nos contatar para aprofundar a abordagem ou mesmo discutir sobre temas eventualmente não contemplados na versão atual desse manual.

Esperamos que este trabalho seja de bastante utilidade aos nossos clientes.

Comentários e sugestões serão bem aceitos para o aprimoramento deste manual.

Atenciosamente,

JUSTUS CONTABILIDADE LTDA ME           

 

SUMÁRIO

1 PROFISSIONAIS

2 DEPARTAMENTO DE PROCESSOS E PESQUISAS

2.1 ATRIBUIÇÕES

2.2 ALTERAÇÕES CONTRATUAIS

2.2.1 QUADRO SOCIETÁRIO

2.2.2 ENDEREÇO

2.2.3 DEMAIS ALTERAÇÕES

2.3 CERTIDÕES NEGATIVAS 

2.4 CERTIFICADO DIGITAL 

2.5 VENCIMENTOS

2.6 AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA 

3 DEPARTAMENTO PESSOAL

3.1 ATRIBUIÇÕES

3.2 INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA REGISTRO DE EMPREGADO

3.3 HORÁRIO DE TRABALHO

3.4 CONTROLE DE PONTO

3.5 VALE TRANSPORTE (LEI 7418/85)

3.6 VALE REFEIÇÃO/ALIMENTAÇÃO OU CESTA BÁSICA 

3.7 ATESTADOS MÉDICOS 

3.8 COMUNICADO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT) 

3.9 FÉRIAS (ART. 129 A 153 CLT)

3.10 13º SALÁRIO 

3.11 PAGAMENTO DE SALÁRIOS

3.12 PRÓ-LABORE

3.13 AVISO PRÉVIO / RESCISÃO

3.14 CUIDADOS ESPECIAIS NA DISPENSA 

3.15 ALTERAÇÕES CADASTRAIS E CONTRATUAIS

3.16 CONTRATAÇÃO DE AUTÔNOMO - PESSOA FÍSICA – SERVIÇOS EVENTUAIS 

3.17 CONTRATAÇÃO MICRO EMPREENDEDOR INDIVIDUAL (MEI)

3.18 AQUISIÇÃO OU COMERCIALIZAÇÃO DE PRODUÇÃO RURAL (ART. 184 DA IN 971/2009)

4 DEPARTAMENTO FISCAL

4.1          ATRIBUIÇÕES

4.2          CONSIDERAÇÕES INICIAIS

4.3          ALUGUEL

4.4          LUCRO PRESUMIDO

4.5          LUCRO REAL

4.6          SIMPLES NACIONAL

4.6.1      PESSOA JURÍDICA x RELAÇÃO DE PESSOALIDADE

4.6.2      SIMPLES NACIONAL x CONSTRUÇÃO CIVIL

4.7          CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS POR PESSOA JURÍDICA

4.8          CONTRATAÇÃO DE AUTÔNOMO

4.9          ESTOQUE

4.9.1      INVENTÁRIO

4.10       NOTAS FISCAIS

4.10.1    AQUISIÇÃO DE MERCADORIAS, PRODUTOS E SERVIÇOS TOMADOS

4.10.2    SAÍDAS DE MERCADORIAS, PRODUTOS E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

4.10.3    CARTA DE CORREÇÃO

4.10.4    CANCELAMENTO DE NOTAS FISCAIS

4.10.5    TRANSFERÊNCIAS

4.10.6    DEVOLUÇÕES OU RECUSAS DE AQUISIÇÕES OU VENDAS

4.10.7    ATIVO IMOBILIZADO - AQUISIÇÕES OU VENDAS

4.10.8    RETENÇÕES DE IMPOSTOS

4.11       RECOLHIMENTO DOS TRIBUTOS

4.12       OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

4.12.1    LIVROS FISCAIS

4.12.2    PGDAS

4.12.3    SINTEGRA INTERESTADUAL

4.12.4    GIA

4.12.5    EFD ICMS/IPI

4.12.6    EFD CONTRIBUIÇÕES

4.12.7    SEDIF/DeSTDA

4.12.8    REINF

4.12.9    SISCOSERV

5 DEPARTAMENTO CONTÁBIL 

5.1 ATRIBUIÇÕES 

5.2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS AO DEPARTAMENTO CONTÁBIL

5.3 MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA 

5.4 PAGAMENTOS 

5.5 RECEBIMENTOS 

5.6 DESPESAS E CUSTOS 

5.7 EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS BANCÁRIOS

5.8 MÚTUO FINANCEIRO – (EMPRÉSTIMO)

5.9 RECEBIMENTOS COM MOEDA EM ESPÉCIE - DME (DECLARAÇÃO DE OPERAÇÕES LIQUIDADAS COM MOEDA EM ESPÉCIE)

6 ARQUIVO

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

1 PROFISSIONAIS

Nossa política de relacionamento com os clientes prima pela transparência, simplicidade e praticidade.

A seguir, apresentamos a relação de nossos profissionais, respectivos emails, especializações e assuntos tratados em cada departamento.

Visando manter um atendimento de excelência junto aos nossos clientes, primamos pela formalização de solicitações, esclarecimentos, dúvidas, sugestões ou reclamações através dos e-mails abaixo relacionados.

 

PABX (0xx19) 3835-1700

 

SÓCIO | EDISON: edison@justuscontabilidade.com.br

SÓCIO | SÉRGIO: sergio@justuscontabilidade.com.br

PROCESSOS | HELEN: helencristine@justuscontabilidade.com.br

PESQUISAS | GRACIELA: pesquisa1@justuscontabilidade.com.br

PESSOAL | LUCIANA: luciana@justuscontabilidade.com.br

FISCAL | SERGIO: sergio@justuscontabilidade.com.br

CONTABILIDADE | JÂNIO: contabil9@justuscontabilidade.com.br

ARQUIVO | JÉSSICA/MILENE: arquivo2@justuscontabilidade.com.br

RECEPÇÃO | GISELE: atendimento@justuscontabilidade.com.br

FINANCEIRO | DANIELA: financeiro@justuscontabilidade.com.br

 

2 DEPARTAMENTO DE PROCESSOS E PESQUISAS

2.1 ATRIBUIÇÕES

Compete ao Departamento de Processos e Pesquisas observar toda rotina processual, tais como: Abertura e Encerramento de empresas, Alteração Cadastral, Emissões de Certidões Negativas, Elaborações de procurações, o envio e a busca de documentos no domicilio do cliente, alvará de funcionamento bem como sua renovação, requerimento de licenças especiais, inscrição nos órgãos governamentais e sua renovação, solicitação e renovação de certificados digitais (sendo esse caso facultativo, pois o cliente tem total liberdade de adquiri-lo pela certificadora de sua preferência) e outras atividades inerentes ao departamento.

2.2 ALTERAÇÕES CONTRATUAIS

Para a realizações de Alterações Contratuais serão necessários o envio dos seguintes documentos:

2.2.1 QUADRO SOCIETÁRIO

2 cópias autenticadas do RG e CPF dos novos sócios;

1 cópia autenticada de Certidão de Casamento, no caso de sócia casada (neste caso os documentos pessoais da mesma (RG e CPF) tem obrigatoriamente que estar com o nome de casada;

1 cópia do comprovante de endereço residencial (água, luz, telefone, tv por assinatura, etc.);

Cópia do número do PIS ou Cartão Cidadão (do novo sócio).

2.2.2 ENDEREÇO

Cópia do carnê de IPTU do imóvel (onde constem os dados do endereço e número do cadastro);

AVCB ou CLCB do Bombeiro, atualizado;

Planta (para casos de indústria);

Contrato de Locação/Comodato (em nome da empresa).

Observação: Para sua tranquilidade, antes da locação do imóvel desejado entrar em contato conosco para a verificação da viabilidade da atividade pretendida, junto a Prefeitura.

2.2.3 DEMAIS ALTERAÇÕES

Comunicar imediatamente ao escritório, a fim de que possamos proceder com o devido registro.

Observação: Todas as alterações ficam passíveis de documentos complementares, conforme exigências nos órgãos competentes.

2.3 CERTIDÕES NEGATIVAS

São emitidas periodicamente e gratuitamente pelo nosso escritório as seguintes certidões:

Certidão Negativa de Débitos relativos aos tributos Federais e à Divida Ativa da União, Conjunta com o INSS;

Certidão Negativa de Débitos Tributários da Divida Ativa do Estado de São Paulo;

Certidão Negativa de Débitos Tributária não inscrita;

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;

Certidão Negativa de Débitos Ministério do Trabalho;

Certificado de Regularidade do FGTS – CRF;

Certidão Negativa de Débitos Municipais;

Consulta Fiscal Secretaria da Fazenda;

Consulta ao DEC – Domicílio Eletrônico do Contribuinte.

Eventuais divergências, o (s) setor (es) responsáveis entrarão em contato para tal regularização.

2.4 CERTIFICADO DIGITAL

É uma assinatura eletrônica com validade jurídica, que garante a proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, permitindo que as pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de qualquer lugar com mais segurança e agilidade.

a) Modelos de certificados digitais:

e-CPF: identidade digital pessoal (exclusivo para pessoas físicas);

e-CNPJ: Certificado da empresa vinculado ao CPF do responsável perante ao CNPJ;

b) Tipos de Certificados:

A1: Validade de um ano e instalado em seu computador, protegido por senha de acesso (opcional), recomendável fazer cópia de segurança externa ao computador e emissão de certificado somente em Windows Vista, 7 ou superior. 

A3: Validade de três anos e instalado obrigatoriamente em uma mídia (cartão ou token), protegido pela senha de acesso à mídia.

Observação: Sempre que houver alteração do responsável perante o sistema da Receita Federal, razão social ou transformação de tipo jurídico, o certificado e-CNPJ torna-se inválido, independente da data de vencimento do mesmo.

2.5 VENCIMENTOS 

FICA DE RESPONSABILIDADE DO CLIENTE a verificação das datas de validade dos documentos emitidos PELA PRÓPRIA EMPRESA e passíveis de renovação. 

Estão sujeitos a renovação:

Certificado Digital;

Certificado de Licença do Corpo de Bombeiros;

Alvará de Funcionamento, exigidas para alguns estabelecimentos em virtude da atividade desenvolvida;

Cetesb;

Alvará Sanitário;

Eleições de Diretoria (para os casos que são exigidos);

Conselho, para empresas com atividades regulamentadas;

Contrato de Locação.

2.6 AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA

Conforme determina a legislação, deverão estar em local visível e de fácil acesso os seguintes documentos:

Alvará de Funcionamento;

Registro nos órgãos competentes;

Certificado de Licença do Corpo de Bombeiros;

Placas indicativas:

Legislação Federal

Opção pelo “SIMPLES NACIONAL”;

Proibição de vendas e bebidas Alcoólicas para Menores;

(Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam bebidas e cigarros);

LEI ANTIFUMO

(Regulamentação proíbe fumar em ambientes fechados);

SEGURANÇA DO TRABALHO

(Avisos e placas referentes à manutenção, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalações elétricas; interdição de uso; construção civil; explosivos; localização de extintores; carga máxima de equipamentos e caldeiras).

CÓDIGO DE DEFESA DO CONSUMIDOR

(Condições de Venda a Prazo)

LEGISLAÇÃO ESTADUAL

Telefone e Endereços de Órgãos (PROCON)

(Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços);

FISCALIZAÇÃO SANITÁRIA

(Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gêneros alimentícios abertos ao público, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Saúde, diretamente ou por órgão delegado).

Observação: Os produtos expostos ao público na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter preços obrigatoriamente afixados no próprio produto, de forma visível ao consumidor.

Consulte nosso escritório sobre cartazes e outros documentos de afixação obrigatória no âmbito da legislação municipal.

 

3 DEPARTAMENTO PESSOAL

3.1 ATRIBUIÇÕES 

Compete ao Departamento Pessoal os assuntos relacionados a admissão de trabalhadores, afastamentos médicos, férias, rescisões, sindicatos, holerites e demais assuntos previdenciários e trabalhistas.

3.2 INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA REGISTRO DE EMPREGADO

De acordo com a atividade de cada empresa, ela será enquadrada em um Sindicato Patronal e em um Sindicato de Empregados, juntos eles irão definir a Convenção Coletiva da categoria. 

Solicite ao nosso escritório uma cópia de sua Convenção Coletiva e tire suas dúvidas com nossa equipe antes de começar as contratações e só deixe o empregado começar a trabalhar depois de entregar toda a documentação abaixo:

Carteira de trabalho;

Número de PIS - (caso tenha perdido o número, solicitá-lo junto a Caixa Econômica Federal e quando for o 1º emprego o número será gerado pelo escritório, através do certificado digital da empresa); 

Atestado de Saúde Ocupacional – ASO Admissional;

01 foto 3x4 recente;

Cópia do RG (não poderá ser substituído pela CNH);

Cópia do CPF;

Cópia do Certificado de Alistamento Militar ou Dispensa;

Cópia do Título de Eleitor;

Cópia do comprovante de endereço;

Cópia da carteira de habilitação (para as funções c/essa exigência);

Cópia do histórico escolar;

Cópia da certidão de casamento (se casado);

Cópia da certidão de nascimento dos filhos;

Cópia da carteira de vacinação dos filhos até 07 anos;

Declaração de frequência escolar para filhos de 07 a 14 anos;

CPF dos filhos que forem dependentes do Imposto de Renda;

CPF do cônjuge que for dependente do Imposto de Renda.

Observação: O exame admissional deve ser feito, em uma clínica especializada em medicina e segurança do trabalho, antes que o empregado inicie suas atividades e deve ser custeado pela empresa. (Art. 168 CLT).

No momento da entrevista é importante que seja feita a Qualificação Cadastral do futuro trabalhador, que nada mais é do que o cruzamento das informações cadastrais do mesmo junto à Receita Federal/Caixa e Previdência. Em caso de divergências os documentos pessoais deverão ser corrigidos antes da contratação porque em caso contrário não será possível o envio da admissão ao Governo. Peça maiores orientações a nossa equipe. 

Encaminhe ao nosso escritório, com antecedência mínima de 03 (três) dias, essa documentação completa juntamente com os dados a seguir: data de admissão, salário, horário de trabalho detalhado, opção pelo vale transporte, número de telefone do empregado e e-mail. 

Lembre-se: O registro deve ser feito desde o primeiro dia de trabalho e a empresa tem até 48 horas para devolver a Carteira de Trabalho ao empregado. (Art. 29 CLT).

A partir de 01(um) empregado, toda empresa está obrigada a fazer os laudos de medicina e segurança do trabalho, PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, entre outros. Essa documentação orientará a empresa sobre a correta necessidade da entrega dos EPI – Equipamento de Proteção Individual, bem como a periodicidade dos exames periódicos e a existência ou não de setores insalubres. (NR 7 e NR 9 do Ministério do Trabalho)

Por isso, orientamos que toda empresa mantenha contrato com clínicas de medicina e segurança do trabalho, de sua escolha, para manter os laudos e exames médicos em dia. 

3.3 HORÁRIO DE TRABALHO

A duração da jornada de trabalho não deverá ser superior a 8 horas diárias, se não fixado limite inferior pelo sindicato, salvo nos casos de acordo para prorrogação e/ou compensação (Art. 7º da Constituição Federal). 

O trabalho entre as 22:00 horas de um dia e as 05:00 horas do dia seguinte é considerado trabalho noturno. A hora noturna é computada com 52 minutos e 30 segundos e deve ser paga, no mínimo, com adicional de 20% sobre a hora normal (Art. 73 da CLT).

A jornada de trabalho poderá ser aumentada em até 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remuneração mínima das horas extras é 50% superior à da hora normal. Contudo, muitas das convenções coletivas têm fixado este percentual em patamares superiores.

3.4 CONTROLE DE PONTO 

Somente empresas com mais de 10 funcionários são obrigadas a ter marcação de ponto. Podendo ser manual, mecânico ou eletrônico (REP). Porém recomendamos que todas as empresas tenham o controle de jornada de seus funcionários (Art. 74 da CLT). 

3.5 VALE TRANSPORTE (LEI 7418/85)

Todo funcionário tem direito ao Vale Transporte, porém deve solicitar o benefício por escrito no ato na admissão.

O valor do VT não pode ser fornecido em dinheiro, apenas em cartão para uso exclusivo em transporte público. 

Sempre peça a Nota Fiscal de compra/recarga mensal. 

Poderá ser descontado até 6% do salário do funcionário que optar pelo recebimento, limitado ao valor gasto na compra. 

3.6 VALE REFEIÇÃO/ALIMENTAÇÃO OU CESTA BÁSICA 

O fornecimento ou não do vale refeição/alimentação ou da cesta básica, é definido pela Convenção Coletiva de sua categoria. 

Caso sua empresa tenha que fornecer esse benefício, ou queira fazer de forma espontânea, deverá adquirir de um fornecedor inscrito no PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador, exigindo sempre a nota fiscal. 

3.7 ATESTADOS MÉDICOS

A empresa é obrigada a pagar até 15 dias de atestados médicos (pela mesma doença), após esse período o empregado deverá ser encaminhado à Previdência Social (Art. 75 Decreto 3048/99). 

Avise ao escritório, de imediato, sempre que seu empregado apresentar atestados, para que seja verificada a necessidade/possibilidade de afastamento. 

3.8 COMUNICADO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT)

Todo acidente de trabalho deverá ser informado à Previdência Social até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, sob pena de multa variável. (art. 22 da Lei nº 8213/91). 

3.9 FÉRIAS (ART. 129 A 153 CLT)

Com a Reforma Trabalhista, trazida pela Lei n° 13.467/2017, ficou estabelecido que, desde que haja concordância do empregado, as férias poderão ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um.

Acrescente-se, ainda, que a Reforma Trabalhista trouxe a previsão expressa de que as férias não podem ter início nos dois dias que antecedam o repouso semanal remunerado ou feriado.

O pagamento das mesmas deverá ocorrer no mínimo dois dias antes do início do respectivo período de descanso. 

Programe as férias, avise ao empregado com 30 dias de antecedência e avise ao escritório para fazermos os cálculos. 

3.10 13º SALÁRIO 

A 1ª parcela do 13º salário poderá ser paga por ocasião da concessão das férias, sempre que o trabalhador assim o solicitar até 31 de janeiro do ano a que se refere.

Se a 1ª parcela não for paga juntamente com a remuneração das férias, a mesma deverá ser quitada até o dia 30 de novembro do ano correspondente. 

O saldo, ou seja, a 2ª parcela deverá ser paga até o dia 20 de dezembro do respectivo ano. (Lei 4.090 de 13/07/1962)

Lembre-se de fazer uma provisão de Caixa para cumprir com essa obrigação sem maiores transtornos. 

3.11 PAGAMENTO DE SALÁRIOS 

O pagamento do salário mensal deve ser efetuado o mais tardar até o 5º dia útil do mês subsequente ao trabalhado, salvo critério mais favorável, previsto pelo sindicato da categoria. 

Esse pagamento deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo trabalhador, mas poderá ser substituído por comprovante de depósito em conta bancária em nome do trabalhador. (Art. 464/465 CLT) 

Veja com o nosso escritório a data certa para você enviar as informações para o cálculo do holerite mensal (horas extras, faltas, etc.), sendo que de acordo com a legislação o fechamento do cartão ponto deve ser apurada até o último dia do mês.  

Lembre-se que quanto antes você passar as informações, mais rápido chega o valor e você consegue se programar com os impostos mensais.

O recálculo pelo erro/falta de informações irá gerar despesas extras para a empresa. 

3.12 PRÓ-LABORE

A partir do momento que a sua empresa começa a emitir Notas Fiscais, é necessário começar a retirada de pró-labore para os sócios conforme constar no contrato social. 

Defina o valor junto ao nosso escritório verificando a incidência dos impostos e a influência em sua futura aposentadoria.  

3.13 AVISO PRÉVIO / RESCISÃO

O empregado só pode ser demitido ou pedir demissão por escrito, nunca de forma verbal. Solicite o aviso prévio ao escritório se for necessário. 

Quando dispensado, o empregado tem direito de sair 02 horas mais cedo todos os dias ou a trabalhar os 23 dias corridos e parar os últimos 07 dias, sem prejuízo de sua remuneração. (Art. 487 ao 491 CLT).

Com a Reforma Trabalhista, o prazo para pagamento das verbas rescisórias ao trabalhador passou a ser de 10 dias, independente do tipo de rescisão efetuada, com aviso prévio indenizado, trabalhado, bem como término de contrato por prazo determinado e as homologações não são mais obrigatórias quando ocorrer rescisão após um ano de contrato de trabalho, salvo quando tiver previsão expressa na convenção coletiva da categoria.

Todo pagamento de rescisão deverá ter o comprovante bancário, pois não sendo observado o prazo de 10 dias acima colocado, é devido a favor do empregado prejudicado uma multa prevista no art. 477, § 8°, da CLT, no valor do salário contratual do trabalhador.

Lembre-se de providenciar o exame demissional e de pedir a Carteira de Trabalho para dar baixa. 

Avise sempre o escritório, de imediato, sobre qualquer rescisão (dispensa ou pedido de demissão). 

3.14 CUIDADOS ESPECIAIS NA DISPENSA

Convém lembrar que nos casos em que a rescisão de contrato se opere nos 30 dias que antecedem a data base da categoria, o artigo 9º da Lei 7238/84 estabelece uma indenização adicional correspondente ao valor de um mês do salário do trabalhador. 

Da mesma forma, é necessário sempre consultar a Convenção Coletiva, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como estabilidade no retorno de férias, por alistamento militar, por determinada idade e tempo de serviço, gestantes, aposentadoria, etc. 

3.15 ALTERAÇÕES CADASTRAIS E CONTRATUAIS 

Toda alteração no cadastro ou no contrato de trabalho do empregado deve ser informada de imediato ao escritório. Exemplo: mudança de função, horário de trabalho, posto de prestação de serviços, aumento de salário, mudança de endereço, mudança de estado civil, nascimento de filhos, etc. 

3.16 CONTRATAÇÃO DE AUTÔNOMO - PESSOA FÍSICA – SERVIÇOS EVENTUAIS

Autônomo é aquele que exerce atividade profissional habitual e por conta própria, prestando serviços a terceiros sem relação de emprego, atuando com inteira liberdade, como patrão de si mesmo, sem cumprimento de horário e subordinação. Se esses requisitos não forem cumpridos e ocorrer a habitualidade, o autônomo poderá pedir vínculo empregatício e a empresa ter que arcar com os encargos trabalhistas (férias, 13º salário e FGTS). 

De todo valor pago ao autônomo, pela prestação de serviço para sua empresa, deverá ser retido 11% referente à contribuição previdenciária, observando o valor máximo do teto previdenciário. Para evitar esse desconto o autônomo deverá comprovar documentalmente através de declaração, que já recolheu sobre o teto naquele mês. A empresa deverá descontar também o Imposto de Renda, de acordo com a tabela progressiva. 

O autônomo que tiver inscrição municipal deverá emitir nota fiscal junto a prefeitura e assim já recolher o seu ISS (Imposto Sobre Serviço), caso contrário, é de responsabilidade da empresa, ainda, reter de 2 até 5% referente ao ISS. 

Sobre o valor do serviço prestado, a empresa deve recolher 20% de INSS patronal (exceto empresas do Simples Nacional), além dos impostos retidos conforme descritos acima. 

Deve constar no recibo de pagamento RPA - Recibo de Pagamento Autônomo, o nome completo do prestador, o número do RG, CPF e do PIS, o endereço completo e a descrição do serviço executado (manutenção de máquinas, pintura, serviços hidráulicos, jardinagem, etc.), pois essas informações serão necessárias para o preenchimento das declarações acessórias enviadas ao Governo Federal. 

Antes de efetuar qualquer pagamento a autônomos, entre em contato com nosso escritório. 

3.17 CONTRATAÇÃO MICRO EMPREENDEDOR INDIVIDUAL (MEI)

 O MEI é considerado um autônomo para os fins previdenciários quando prestar serviços de hidráulica, elétrica, pintura, alvenaria, carpintaria e manutenção ou reparo de veículos, mesmo tendo um CNPJ. 

Embora não tenha a retenção dos impostos como no caso do autônomo, a empresa que contratar um MEI para prestar os serviços acima deve recolher 20% do valor da Nota Fiscal, referente INSS patronal. 

3.18 AQUISIÇÃO OU COMERCIALIZAÇÃO DE PRODUÇÃO RURAL (ART. 184 DA IN 971/2009)

Quando uma empresa adquire produtos de um produtor rural pessoa física, deve reter 1,5% sobre o valor bruto da nota fiscal e recolher ao Governo o valor retido, a título de contribuição previdenciária sobre comercialização de produção rural, também conhecida como FUNRURAL - Fundo de Apoio ao Trabalhador Rural.

Ao produtor rural deverá ser pago o valor líquido.

Muitos produtores rurais, apesar da inscrição no CNPJ, ainda possuem a natureza jurídica de pessoa física e portanto estão sujeitos a retenção conforme acima (Comunicado CAT-45, de 21/08/2008). 

No caso de produtor rural pessoa jurídica que vender seus produtos, seja para uma empresa ou para uma pessoa física, o próprio produtor que deverá recolher a contribuição previdenciária no valor correspondente a 2,85% sobre o valor total da venda.

Por isso antes de efetuar qualquer pagamento a produtor rural, entre em contato com nosso escritório.

 

4 DEPARTAMENTO FISCAL

4.1 ATRIBUIÇÕES

Compete ao Departamento Fiscal a análise da legislação tributária, o registro das Notas Fiscais de Aquisições e Vendas de mercadorias, bem como a Notas Fiscais de Serviços Prestados e Tomados nos respectivos Livros Fiscais, a apuração de impostos (federais, estaduais e municipais) e a transmissão de obrigações acessórias mensais e anuais SPED Fiscal, EFD – CONTRIBUIÇÕES, REDF,SEDIF, e-DIPAM, REINF entre outras.

4.2 CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Tão logo a empresa possua CNPJ e Inscrição Estadual, quando for o caso, será necessário levantar quais serão os custos que terá com os impostos sobre os serviços ou sobre os produtos fabricados e revendidos. Após, caso os sócios tenham adquirido ativos imobilizados (máquinas, equipamentos, móveis e utensílios) para a empresa em seus CPFs, será necessário emitir uma nota fiscal de entrada referente a essas compras que aconteceram antes da conclusão de abertura do CNPJ da empresa.

4.3 ALUGUEL

Se o imóvel onde está localizado a empresa for próprio, é fundamental que encaminhe para o escritório o contrato de compra onde consta o CNPJ da empresa como adquirente. 

Sendo alugado, é imprescindível que o contrato esteja em nome da empresa e não em nome dos sócios.

Caso o imóvel seja de um dos sócios, a empresa deverá ter um contrato de locação com esse sócio, pois não se pode confundir as despesas e bens da pessoa física com a pessoa jurídica. 

Salientamos que nos pagamentos efetuados por pessoa jurídica para a pessoa física (dono do imóvel), se torna obrigatório a retenção de IRRF. Caso esse valor ultrapasse R$ 2.037,00 (no ano de 2018) será devido mensalmente pela empresa um DARF de IR de no mínimo R$ 10,00, podendo ser alterado conforme o valor do aluguel. Esse valor deverá ser deduzido do pagamento de aluguel, e, portanto, o depósito será feito no valor de R$ 2.027,00 (2.037,00 – 10,00), por exemplo.

Se o valor do aluguel for inferior a R$ 2.037,00 não haverá o pagamento do DARF, e então o valor do aluguel deverá ser depositado em totalidade na conta bancária do dono do imóvel.

Existe a possibilidade de elaborar um contrato de comodato entre as partes, onde prova que o sócio, dono do imóvel, está emprestando o mesmo para a empresa, não haverá pagamento de aluguel e nem a retenção de IRRF pela empresa.

Entretanto, neste caso o dono do imóvel, deverá declarar no IRPF como rendimento 10% do valor venal do imóvel, e sobre esse valor será calculado o devido imposto de renda na declaração anual, conforme art. 76 da IN 1500/2014, que transcrevemos abaixo:

IN 1500/2014 - Seção VII

Da Cessão Gratuita de Imóvel

Art. 76. Ressalvado o disposto no inciso II do caput do art. 11, considera-se rendimento tributável, na DAA, o valor locativo de imóvel cedido gratuitamente.

Parágrafo único. O rendimento tributável é equivalente a 10% (dez por cento) do valor venal do imóvel cedido, podendo ser adotado o constante na guia do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) correspondente ao ano-calendário da DAA.

4.4 LUCRO PRESUMIDO

No Lucro Presumido realiza-se a tributação simplificada do Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e Contribuição Social sobre o Lucro (CSLL).

Entretanto, no Lucro Presumido, o limite da receita bruta para poder optar, a partir de 2014, é de até R$ 78 milhões da receita bruta total, no ano-calendário anterior.

Outro detalhe é que as empresas tributadas pelo Lucro Presumido não podem aproveitar os créditos do PIS e da COFINS, por estarem fora do sistema não cumulativo, no entanto recolhem tais contribuições com alíquotas mais baixas do que aquelas exigidas pelo Lucro Real.

4.5 LUCRO REAL

No Lucro Real, o imposto de renda e a contribuição social sobre o lucro são determinados a partir do lucro contábil, apurado pela pessoa jurídica, acrescido de ajustes (positivos e negativos) requeridos pela legislação fiscal.

Também neste regime o PIS e COFINS são determinados (com exceções específicas) através do regime não cumulativo, creditando-se valores das aquisições realizadas de acordo com os parâmetros e limites legais.

4.6 SIMPLES NACIONAL

No regime tributário conhecido como Simples Nacional, há normas simplificadas no cálculo e recolhimento de tributos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, Contribuições Previdenciárias, alcançando também o ICMS e o ISS) das microempresas e empresas de pequeno porte.

Nem todas as empresas podem optar pelo Simples, a primeira barreira é em relação à receita bruta anual, que deve restringir-se ao teto fixado de R$ 4.800.000,00 e outros impeditivos legais, como participação em outra empresa.

4.6.1 PESSOA JURÍDICA x RELAÇÃO DE PESSOALIDADE

Não terá direito à opção pelo Simples Nacional e estará sujeita à exclusão do regime o MEI, ME ou EPP cujo titular ou sócio guarde, cumulativamente, com o contratante do serviço, relação de pessoalidade, subordinação e habitualidade.

Além da exclusão do regime Simples Nacional, uma vez reconhecido o vínculo trabalhista e desconsiderada a personalidade jurídica da empresa constituída, incidirá todos os encargos trabalhistas (FGTS, 13º salário, horas extras etc.) e as contribuições previdenciárias sobre os pagamentos realizados pela tomadora do serviço, além da cobrança do Imposto de Renda sobre a renda auferida pela pessoa física. 

4.6.2 SIMPLES NACIONAL x CONSTRUÇÃO CIVIL

Empresas optantes pelo Simples Nacional podem optar pela desoneração, mas somente as empresas com atividade de construção civil, cuja tributação é realizada com base no Anexo IV da Lei Complementar nº 123/2006 (Art. 19 da IN 1.436/2013).

As empresas do setor da construção civil efetuam o pagamento unificado dos tributos pela tabela do Anexo IV, nos termos do art. 18  da referida lei.

Art. 18 § 5o-C da LC 123/06.  Sem prejuízo do disposto no § 1o do art. 17 desta Lei Complementar, as atividades de prestação de serviços seguintes serão tributadas na forma do Anexo IV desta Lei Complementar, hipótese em que não estará incluída no Simples Nacional a contribuição prevista no inciso VI do caput do art. 13 desta Lei Complementar, devendo ela ser recolhida segundo a legislação prevista para os demais contribuintes ou responsáveis:

I – construção de imóveis e obras de engenharia em geral, inclusive sob a forma de subempreitada, execução de projetos e serviços de paisagismo, bem como decoração de interiores;

 VI – serviço de vigilância, limpeza ou conservação.

As empresas que prestam serviços para o setor da construção civil e são optantes pelo Simples Nacional estão sujeitas, em relação ao pagamento da contribuição previdenciária, ao tratamento destinado aos demais contribuintes ou responsáveis, inclusive em relação à retenção de 11%, ou 3,5% quando for o caso.

Nos termos do art. 191 da IN RFB no. 971 de 2009 as empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL que prestarem serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada não estão sujeitas à retenção de 11% para a previdência social, exceto a ME e EPP tributada na forma do Anexo IV da Lei Complementar 123 de 2006 (exceto as empresas que executam obras e serviços construção civil) 

A INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 971, DE 13 DE NOVEMBRO DE 2009, dispõe sobre normas gerais de tributação previdenciária e de arrecadação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social e as destinadas a outras entidades ou fundos, administradas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

4.7 CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS POR PESSOA JURÍDICA

A empresa que se utilizar da contratação de serviços prestados por pessoas jurídicas deverá adotar os seguintes procedimentos:

Elaboração de contrato de prestação de serviços, estabelecendo todas as condições básicas, bem como forma de realização e execução dos trabalhos e local dos mesmos, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas.

Exigir a devida nota fiscal de serviços ou documento hábil. Neste momento, a empresa deverá verificar se todos os dados da Nota Fiscal bem como a descrição e código dos serviços estão de acordo, caso contrário, deverá solicitar imediatamente o cancelamento da Nota Fiscal.

Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados;

Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do Imposto de Renda na Fonte, de 1,5 % ou 1% pela lista das 40 atividades. A lista de serviços que sofrem a referida retenção dos impostos está prevista no artigo 647 e 649 do RIR/99.

Verificar se a prestação de serviço está sujeita à Retenção da CSLL, da COFINS e da Contribuição para o PIS/PASEP pela Prestação de Serviços de Limpeza, Conservação, Manutenção, Segurança, Vigilância, Transporte de Valores e Locação de Mão-de-Obra, pela Prestação de Serviços de Assessoria Creditícia, Mercadológica, Gestão de Crédito, Seleção e Riscos, Administração de Contas a Pagar e a Receber, e pela Remuneração de Serviços Profissionais, entre outros conforme Lei 10.833/03.

Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do INSS (quando houver cessão de mão de obra) onde deverá reter no percentual de 11% ou 3,50% (que dependerá do regime de tributação do prestador de serviço) e em caso afirmativo descontar o valor desse imposto conforme a IN 971/09.

4.8 CONTRATAÇÃO DE AUTÔNOMO

No dia a dia empresarial tornou-se comum recorrer aos serviços de profissionais autônomos para realizar trabalhos específicos e eventuais. Isto ocorre geralmente quando não se justifica manter um funcionário efetivo, devido à natureza dos serviços prestados e como forma de reduzir os custos.

Entre as obrigações da empresa na contratação de autônomos está a de reter 11% do valor pago referente à parte do contratado a ser paga ao INSS e recolher o pagamento de 20% sobre o valor do contrato. Além disso, é obrigação da empresa fazer o desconto e recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), de acordo com a tabela progressiva do imposto para pessoas físicas. Quanto ao ISSQN, por ser um tributo municipal, as regras e alíquotas de cada serviço prestado são estipuladas de modo diferente de acordo com a legislação do município do contratante. Caso o autônomo seja cadastrado junto a Prefeitura onde o mesmo estiver estabelecido, ele poderá fazer o recolhimento do ISSQN fixo, ficando isento da retenção no momento da emissão do RPA. Neste caso é de suma importância ter essa informação no ato da contratação. Quanto ao ICMS (para o serviço de transporte que tenha iniciado no dentro do Estado de São Paulo) – quando contratar serviço de transporte de autônomo e a operação for intermunicipal, deve ser recolhido o ICMS na alíquota de 12% ao invés do ISSQN, mediante a emissão de GARE – ICMS no código 063-2 (recolhimentos especiais).

4.9 ESTOQUE

São materiais que ficam em poder da empresa, até que ingressem no processo produtivo ou sigam para a comercialização da empresa.

4.9.1 INVENTÁRIO

É a relação e materiais como (matéria primas, mercadoria para comercialização) armazenados na empresa ou em poder de terceiros, disponíveis em estoque.

Ao final de cada exercício as empresa deve fazer o inventario de estoque de suas matérias primas, material de embalagem, produtos acabados, em elaboração e mercadoria de revenda.

Empresas tributadas no lucro real - deverão escriturar o inventario de estoque ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261).

Empresas tributadas no lucro presumido ou simples nacional – deverão escriturar o inventario de estoque no final de cada ano calendário.

4.10 NOTAS FISCAIS 

4.10.1 AQUISIÇÃO DE MERCADORIAS, PRODUTOS E SERVIÇOS TOMADOS

As compras de matérias-primas, mercadorias para revenda e materiais secundários poderão gerar para as empresas, créditos tributários passíveis de compensação, de acordo com o tipo e ramo de atividade.

Em todas as Notas Fiscais de compras deverão constar no corpo da Nota Fiscal, a classificação através de um carimbo, ou seja, deverá indicar a finalidade da compra para a empresa, seja como revenda, matéria prima, material de uso e consumo, ativo fixo, etc. Ressaltamos que essa classificação é de reponsabilidade da empresa, já que será através deste indicador que serão lançados os respectivos CFOP’s e será iniciado o estudo da possibilidade sobre a compensação ou não dos impostos. Desta forma, essa classificação deverá ser feita por um responsável da empresa que possua domínio sobre os materiais adquiridos. 

Nas aquisições de mercadorias para revenda de outro Estado, deverá entrar em contato com o escritório para que seja analisado se haverá ou não o recolhimento da Substituição Tributária, que nada mais é que um recolhimento antecipado do ICMS. Esse contato deve ser de imediato, pois o vencimento do ICMS ocorre no momento da entrada da mercadoria no estabelecimento. 

Todas as compras deverão ser analisadas no ato do recebimento as seguintes informações: tipo da operação, dados do adquirente, condições de pagamento, descrição dos produtos e destaques dos impostos incidentes. Também se faz necessário que a empresa providencie um carimbo com a data de entrada da mercadoria no estabelecimento, pois essa data será lançada no livro fiscal na mesma competência indicada no carimbo. Caso a empresa encontre alguma divergência na emissão da Nota Fiscal, deverá comunicar o fornecedor imediatamente para que o problema seja solucionado antes da Nota Fiscal incorreta chegar ao escritório para escrituração.

Caso a empresa venha a receber Nota Fiscal em talão, deverá entrar em contato com o escritório para verificar se o fornecedor está ou não obrigado à emissão da Nota Fiscal eletrônica, caso esteja obrigado, a sua empresa não poderá aceitar a Nota Fiscal em modelo talonário, pois a mesma se torna inidônea.

As notas fiscais enviadas em atraso estarão sujeitas as multas previstas na legislação, ficando de inteira responsabilidade do cliente caso ocorra o envio em atraso para o escritório. (artigo 527 do Decreto 45.490/00)

4.10.2 SAÍDAS DE MERCADORIAS, PRODUTOS E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Sua empresa é obrigada a emissão de nota fiscal para acobertar todas as suas operações de saídas e circulação de mercadorias, ficando sujeito a penalidades prevista na legislação caso não venha a emitir as Notas Fiscais. (artigo 527 do Decreto 45.490/00).

Nos primeiros contatos com nosso escritório, o responsável pelo departamento fiscal irá passar todas as orientações sobre a forma de emissão da Nota Fiscal de acordo com as operações da empresa. É importante que haja sempre o contato com o escritório caso venha a ocorrer uma nova operação, para que seja analisados a forma de emissão e os tributos incidentes.

A emissão da Nota Fiscal deverá seguir rigorosamente a ordem numérica e a data cronológica das notas fiscais de vendas de mercadoria e produtos, bem como as de serviços.

As vendas de produtos, mercadorias e serviços poderão gerar para as empresas, a obrigação de pagamento de vários impostos de acordo com o regime da empresa, tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E COFINS, IRPJ, CSLL, ICMS, IPI, ICMS-ST.

As empresas que são optantes pelo Simples Nacional, pagarão esse imposto com base nas suas vendas através do DAS.

As notas fiscais deverão ser emitidas em conformidade com a legislação vigente, em modelos próprios, destacando-se principalmente o tipo de operação, os dados do adquirente, as condições de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operação.

É obrigatória a guarda na sua empresa dos arquivos “XML” ou “CT-e” dos documentos fiscais eletrônicos por cinco anos. 

As vendas a prazo deverão ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pré-datados, cobrança bancária, cartão de crédito, etc..

As notas fiscais de saídas deverão ser enviadas para nosso escritório dentro do tempo hábil para a escrituração e apuração dos impostos e as enviadas em atraso estarão sujeitas as multas previstas na legislação, ficando de inteira responsabilidade do cliente caso ocorra o envio em atraso para o escritório. (artigo 527 do Decreto 45.490/00).

Salientamos que mercadoria recusada, somente poderá ser feita quando a mesma ainda não entrou no estabelecimento do destinatário e deverá ser feito mediante carimbo e assinatura do cliente.

Já o cancelamento da Nota Fiscal ocorre quando não houve a circulação da mercadoria. Portanto, ao cancelar uma Nota Fiscal em que as mercadorias já estão em poder de terceiro, a empresa ficará sujeita às penalidades previstas na legislação em vigor.

Lembrando que na emissão da Nota Fiscal de venda, o responsável pelo transporte deverá estar preenchido corretamente, para que a transportadora possa emitir o CTE com os dados corretos e a empresa tomadora possa escriturar o CTE.

4.10.3 CARTA DE CORREÇÃO

Para os estabelecimentos emitentes de NF-e foi criado o serviço da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) e já está implantado em algumas Secretarias de Fazenda e nas duas SEFAZ Virtuais da NF-e (SVAN e SVRS). As especificações técnicas da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) estão definidas na Nota Técnica 2011.003. 

O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda, desde que o erro não esteja relacionado com:

1 - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar);

2 - a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;

3 - a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria.

4.10.4 CANCELAMENTO DE NOTAS FISCAIS

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 horas a partir da autorização de uso.

Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ.

Após o prazo regulamentar de 24 horas da autorização de uso da NF-e, os Pedidos de Cancelamento de NF-e transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos via sistema até 480 horas da Autorização de Uso da NF-e, porém neste segundo caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

1) falta de solicitação de cancelamento de documento fiscal eletrônico, quando exigido pela legislação, ou solicitação de cancelamento desses documentos após transcurso do prazo regulamentar - multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 (quinze) UFESPs, por documento ou impresso; no caso de solicitação após transcurso do prazo regulamentar, multa equivalente a 1% (um por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 6 (seis) UFESPs, por documento ou impresso; (Alínea acrescentada pelo Decreto 55.437, de 17-02-2010; DOE 18-02-2010; Efeitos a partir de 23-12-2009)

Após este prazo de 480 horas da autorização de uso da NF-e, a NF-e pode ser cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. O pedido deve ser acompanhado da: 

1. Chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente; 

2. Folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital); 

3. Comprovação de que a operação não ocorreu: 

• declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e de que faz uso da Escrituração Fiscal Digital ou, não sendo este o caso, declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e que não ocorreu a operação e de que não utilizou como crédito o valor do imposto registrado no documento fiscal ou;

• tratando-se de pedido que envolva estabelecimento situado em outra unidade da Federação, cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declare que não utilizou como crédito, ou que estornou, a quantia restituenda ou compensada.

4. Declaração firmada pelo representante legal e os motivos que impediram o cancelamento tempestivo da NF-e.

A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte - DEC.

Após a autorização do Posto Fiscal de vinculação, o emitente da NF-e deve transmitir o cancelamento da NF-e como evento, via sistema, dentro do prazo de 15 dias.

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

4.10.4.1 NOTA FISCAL ELETRONICA (MODELO 55)

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador.

4.10.4.2 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRONICO (MODELO 57)

Considera-se CT-e o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar prestações de serviços de transporte.

O modelo 57 denomina-se “Conhecimento Eletrônico para Transporte de Cargas” e substitui os modelos: 8, 9, 10, 11, 27 e 7 (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, Conhecimento Aéreo, Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, Nota Fiscal de Serviço de Transporte).

Portaria CAT-55, de 19-3-2009

Artigo 21 - O contribuinte emitente (Ajuste SINIEF-9/07, cláusulas décima quarta e décima quinta):

I - poderá solicitar o cancelamento do CT-e, mediante Pedido de Cancelamento correspondente a um único CT-e transmitido à Secretaria da Fazenda, quando, observadas as demais normas da legislação pertinente, cumulativamente:

a) não tenha iniciado a prestação do serviço;

b) tenha decorrido período máximo de 7 (sete) dias desde a concessão da respectiva Autorização de Uso do CT-e; 

b) tenha decorrido período de no máximo 60 dias desde concessão da respectiva Autorização de Uso do CT-e;

c) não tenha sido emitida Carta de Correção Eletrônica - CC-e relativa ao CT-e que se pretenda cancelar.

II - na hipótese de quebra de sequência da numeração, deverá solicitar a inutilização do número de CT-e não utilizado, mediante Pedido de Inutilização de Número de CT-e, até o 10° (décimo) dia do mês subsequente.

Artigo 22 - Após a concessão da Autorização de Uso do CTe, o emitente poderá sanar erros em campos específicos do CTe, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda (Ajuste SINIEF-9/07, cláusula décima sexta).

§ 1° - Não poderão ser sanados erros relacionados:

1 - às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da prestação, base de cálculo e alíquota;

2 - a dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do emitente ou do tomador do serviço;

3 - à data de emissão do CT-e ou à data do início da prestação do serviço de transporte;

4 - ao número e série do CT-e.

4.10.4.3 NOTAS FISCAIS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente em sistema próprio da Prefeitura de cada cidade, com o objetivo de registrar as operações relativas à prestação de serviços.

Os impostos que podem incidir na Nota Fiscal de Prestação de Serviços são:

– ISS (Imposto Sobre Serviços);

– INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);

– PIS (Programa de Integração Social);

– PASEP (Programa de Formação de Patrimônio do Servidor Público);

– COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);

– CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido);

– IRPJ (Impostos de Renda Pessoa Jurídica);

– ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação).

O ISS é cobrado de acordo com o tipo de atuação da empresa ou profissional que presta serviços.

Profissionais autônomos e empresas que prestam serviço devem pagar ISS, além de outros impostos que empresas em geral são obrigadas a pagar, como IR, PIS, contribuição social, entre outros.

Profissionais que prestam serviços fora do Brasil também devem contribuir com o Imposto Sobre Serviço.

A retenção do ISSQN deverá ser observada a legislação de cada Município, assim como a obrigatoriedade do Prestador possuir cadastro na Prefeitura do seu tomador, para a não retenção do ISSQN em casos que não são devidos.

4.10.5 TRANSFERÊNCIAS

Trata se de uma operação de que decorra a saída de mercadoria de um estabelecimento com destino a outro pertencente ao mesmo titular (matriz e filial).

Como transferência entre matriz e filial ou entre filiais não caracteriza uma venda de mercadoria e sim uma transferência de propriedade, não há no que se falar em tributação de PIS, COFINS, IRPJ e CSLL. Já o ICMS é tributado normalmente de acordo com a legislação interna do Estado de origem da empresa.

Com relação ao IPI na transferência de produtos destinado a industrialização ou comércio fica suspenso do imposto.

4.10.6 DEVOLUÇÕES OU RECUSAS DE AQUISIÇÕES OU VENDAS

A recusa do recebimento de uma mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.

Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.

Importante:

• Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada;

• Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco.

Quando a recusa é feita de forma manual, não existe prazo estipulado na legislação, entretanto a recusa é uma forma da empresa destinatária não receber a mercadoria, portanto deve ser feita no ato do recebimento, e por a WUPA  por sua fez deve emitir já no retorno a nota fiscal de entrada.

Já quando a recusa é feita de forma eletrônica, pelo Manifesto do Destinatário, ela possui prazos, que seguem abaixo:

Em caso de operações internas:

Evento Inciso do § 1º da cláusula 15ª-A Dias

Confirmação da Operação V 20

Operação não Realizada VI 20

Desconhecimento da Realizada VII 10

Em caso de operações interestaduais:

Evento Inciso do § 1º da cláusula 15ª-A Dias

Confirmação da Operação V 35

Operação não Realizada VI 35

Desconhecimento da Realizada VII 15

Em caso de operações interestaduais destinadas a áreas incentivadas:

Evento Inciso do § 1º da cláusula 15ª-A Dias

Confirmação da Operação V 70

Operação não Realizada VI 70

Desconhecimento da Realizada VII 15

 

RESUMO DA OPERAÇÃO DE RETORNO DE MERCADORIA RECUSADA PELO CLIENTE.

Procedimentos do remetente 

Nota Fiscal de venda:

Indicar, no verso da 1ª via da nota fiscal ou no Danfe da respectiva saída, o motivo pelo qual a mercadoria não foi entregue (podendo a indicação ser efetuada também pelo transportador). 

Nota fiscal de entrada:

1) natureza da operação: "Retorno de mercadoria não entregue ao destinatário"; 

2) "Destinatário/Remetente": o próprio estabelecimento emissor; 

3) "Informações complementares": o motivo de retorno da mercadoria, bem como os dados identificadores da nota fiscal originária; Nota Fiscal emitida conforme Consulta 13296/2016.

4) o destaque do ICMS, se for o caso, para apropriação do crédito do imposto. 

CFOP: Deverá ser utilizado o código de devolução, por exemplo:

  a) 1.201 - devolução de venda de produção de estabelecimento;

  b) 1.411 - devolução de venda de revenda do estabelecimento em operação com produto sujeito ao regime de substituição tributária). 

c) 1.202 - devolução de revenda de estabelecimento; 

Transporte da mercadoria. O transporte em retorno será acompanhado do próprio documento fiscal relativo à saída, indicado o motivo em seu verso.

4.10.7 ATIVO IMOBILIZADO - AQUISIÇÕES OU VENDAS

Conforme Lei 6.404/1976 artigo 179 (item IV), classifica-se ativo imobilizado os direitos que tenham por objeto bens corpóreos destinados à manutenção das atividades da empresa ou exercidos com essa finalidade, inclusive os decorrentes de operações que transfiram à empresa os benefícios, riscos e controle desses bens.

O pronunciamento técnico CPC 27 define ativo imobilizado como um bem tangível que:

a) É mantido para uso na produção ou fornecimento de mercadorias ou serviços, para aluguel a outros ou para fins administrativos.

b) Espera-se que seja utilizado por mais de um período.

Sendo assim o ativo imobilizado é formado pelo conjunto de bens e direitos tangíveis (corpóreos) necessários à manutenção das atividades da empresa, cuja sua vida útil seja maior ou igual há 01 ano.

AQUISIÇÕES

Nas aquisições de ativo imobilizado de pessoa jurídica deve ser emitida nota fiscal de venda, já nas compras feitas de pessoa física, o adquirente do ativo, deve emitir nota fiscal de entrada da compra. No caso de construção em andamento solicitamos que entre em contato com o escritório, pois além de diversas exigências burocráticas há incidência de tributos e contribuições (INSS, FGTS, ISS etc.).

Compras realizadas fora do Estado de São Paulo serão calculadas a diferença de alíquotas entre a alíquota interestadual e alíquota interna do produto no Estado de São Paulo.

VENDAS

As venda de ativo imobilizado devem ser analisadas junto com o departamento contábil o valor de depreciação do bem, pois caso tenha ganho de capital ( é a diferença positiva entre o valor de revenda de um bem (móvel ou imóvel) e o seu valor de compra)  incidirá sobre os mesmo os impostos de acordo com regime de tributação da empresa:

LUCRO PRESUMIDO – incidirá IRPJ e CSLL sobre o ganho.

LUCRO REAL - incidirá IRPJ e CSLL sobre o ganho.

SIMPLES NACIONAL – incidirá IRPJ sobre o ganho, desde que a venda ocorra a partir do 13º mês de sua compra, as vendas feitas antes desse período o valor da mesma irá compor a receita tributada no simples nacional.

4.10.8 RETENÇÕES DE IMPOSTOS

É um mecanismo usado pelo governo para antecipar uma parte dos impostos que devem ser pagos pelas empresas. 

A retenção é aquele que precisa ser pago sobre o valor bruto do produto, ou do serviço comercializado pela empresa e deve ser descontado diretamente na nota fiscal.

O responsável pela retenção é comprador ou o tomador. Ou seja, além você, o seu cliente também deve recolher os impostos. Ficando de responsabilidade da empresa prestadora ou vendedora declarar a Receita Federal o que foi pago por ambas as partes.

As possíveis retenções na fonte são:

- CSRF (Contribuições Sociais) e recaem sobre os seguintes impostos federais: PIS (Programa de Integração Social); COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido).  

- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica).

- INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).

- ISS (Imposto Sobre Serviços), que é um imposto municipal, também pode ocorrer na emissão da nota fiscal, mas somente em casos determinados na legislação específica de cada município.

- ICMS-ST (Substituição Tributária), é o regime pelo qual a responsabilidade pelo ICMS devido em relação às operações ou prestações de serviços é atribuída a outro contribuinte.

4.11 RECOLHIMENTO DOS TRIBUTOS

A falta de recolhimento dos tributos implicará na não emissão de certidão negativa pelos órgãos, municipais, estaduais e federais.

Para as empresa, do Simples Nacional resultará na exclusão do regime, conforme seção II, no artigo 17º, inciso V da Lei Complementar 123/2006.

4.12 OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

São declarações mensais, trimestrais ou anuais, declaradas ao Governo (federal, estadual ou municipal) onde constam informações sobre a empresa. Existem inúmeras obrigações, e são entregues de acordo com o regime tributário e atividade econômica da empresa. Essas obrigações têm como principal objetivo evidenciar o fato gerador de cada tributo, para que seja possível o cruzamento entre os órgãos federais, estaduais e municipais, facilitando assim a cobrança dos impostos por parte dos órgãos competentes.

A não entrega dessas obrigações dentro dos prazos estipulados poderá gerar juros e multas para as empresas, além de notificações e autuações fiscais.

4.12.1 LIVROS FISCAIS

4.12.1.1 LIVROS FISCAIS DE ENTRADAS E SAÍDAS.

As Notas Fiscais de entradas e saídas devem ser escrituradas dentro do período de apuração, levando em consideração a data de emissão no caso dos documentos de saídas e a data de recebimento no caso dos documentos de entradas. 

Se a empresa sofrer fiscalização, a multa por documento não lançado no livro fiscal pode variar entre 10% à 100% do valor total da Nota Fiscal, conforme Decreto 45.490/2000 art. 527.

4.12.1.2 LIVROS FISCAIS DE SERVIÇOS PRESTADOS E TOMADOS

As Notas Fiscais de serviços prestados e tomados devem ser escrituradas dentro do período de apuração, levando em consideração a data de emissão do documento fiscal.

Os serviços tomados poderão sofrer retenção de ISS ou outros impostos, dependendo do tipo de serviço e do local em que foi executado. Alguns serviços como planos de saúdes, vigilância e monitoramento, entre outros, possuem a referida retenção se contratados de empresas estabelecidas em outros municípios.

A escrituração em data posterior ao vencimento da guia de ISS implicará no recolhimento com os devidos acréscimos legais. Além disso, as informações referentes às retenções deverão ser enviadas na REINF, que possui prazo para transmissão até dia 15 do mês subsequente a emissão dos documentos fiscais.

4.12.2 PGDAS

Conforme Resolução CGSN nº 94/2011, com as alterações promovidas pela Resolução CGSN nº 106/2013 A ME ou EPP que deixar de prestar mensalmente à RFB as informações no PGDAS-D, no prazo previsto na legislação, ou que as prestar com incorreções ou omissões, estará sujeita às seguintes multas, para cada mês de referência:

a) 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, a partir do primeiro dia do quarto mês do ano subsequente à ocorrência dos fatos geradores, incidentes sobre o montante dos impostos e contribuições decorrentes das informações prestadas no PGDAS-D, ainda que integralmente pago, no caso de ausência de prestação de informações ou sua efetuação após o prazo, limitada a 20% (vinte por cento), observada a multa mínima de R$ 50,00 (cinquenta reais) para cada mês de referência;

b) R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.

O prazo para transmissão dessa obrigação acessória é até o dia 20 do mês subsequente a emissão dos documentos fiscais.

4.12.3 SINTEGRA INTERESTADUAL

Os registros do Sintegra são compostos pelos documentos fiscais de produtos comprados e vendidos pelas empresas em operações interestaduais. Essas informações são repassadas ao fisco de cada estado, que fica encarregado de monitorar e checar a informação transmitida com o imposto recebido.

De acordo com o art. 527, inciso VIII alínea u, o não fornecimento de informação em meio magnético ou sua entrega em condições que impossibilitem a leitura e tratamento e/ou com dados incompletos ou não relacionados às operações ou prestações do período acarretará em multa equivalente a 2% (dois por cento) do valor das operações ou prestações do respectivo período, nunca inferior ao valor de 100 (cem) UFESPs.

O prazo para transmissão dessa obrigação acessória é até o dia 15 do mês subsequente a emissão dos documentos fiscais.

4.12.4 GIA

A GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) é a declaração que deve ser elaborada e transmitida pelos contribuintes do ICMS enquadrados no Lucro Presumido ou Lucro Real, nos termos do artigo 253 do RICMS (Decreto nº 45.490/2000), devendo refletir fielmente a escrita fiscal do contribuinte.

Essa declaração deverá ser apresentada até os dias a seguir indicados de acordo com o último dígito do número de inscrição estadual do estabelecimento. (art. 254 do RICMS, aprovado pelo Decreto 45.490/00 e Portaria CAT 92/98). 

Digito final da Inscrição Estadual Prazo para envio da GIA

0 e 1 Dia 16 do mês subsequente à emissão do documento fiscal

2, 3 e 4 Dia 17 do mês subsequente à emissão do documento fiscal

5, 6 e 7 Dia 18 do mês subsequente à emissão do documento fiscal

8 e 9 Dia 19 do mês subsequente à emissão do documento fiscal

De acordo com a Lei nº 6.374/89, e artigo 527, inciso VII do RICMS/00, a não transmissão ou a transmissão em atraso da referida obrigação acessória acarretará em multa de 2% (dois por cento) do valor das operações de saídas ou das prestações de serviço realizadas no período, nunca inferior ao valor correspondente a 350 (trezentas e cinquenta) UFESPs; Se entregue até o décimo quinto dia após o transcurso do prazo regulamentar - multa equivalente ao valor de 70 (setenta) UFESPs; Se entregue após o décimo quinto dia - multa de 1% (um por cento) do valor das operações de saídas ou das prestações de serviço realizadas no período, nunca inferior ao valor correspondente a 140 (cento e quarenta) UFESPs; não existindo operações de saída ou de prestações de serviço - multa equivalente ao valor de 200 (duzentas) UFESPs na falta de entrega ou de 70 (setenta) UFESPs relativo ao atraso.

4.12.5 EFD ICMS/IPI

Instituída pelo Ajuste Sinief 02/2009, a EFD ICMS/IPI é a escrituração digital dos livros fiscais de forma detalhada contendo as informações de todas as operações de entrada, saída, apuração do ICMS e do IPI.

Somente os contribuintes do ICMS Microempresas e Empresas de Pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensados da transmissão desta obrigação acessória.

De acordo com a Lei 12.873/2013 a multa pela não entrega ou entrega em atraso poderá variar de R$ 500,00 a R$ 1.500,00 relativas a cada competência em atraso.

O prazo de transmissão dessa obrigação acessória é até o dia 20 do mês subsequente a emissão dos documentos fiscais.

BLOCO K

É uma das partes da informação dentro do SPED FISCAL ICMS/IPI que integra o livro eletrônico de registro de controle de produção e do estoque.

Destina-se a escrituração dos documentos fiscal correspondente à entrada e saída, a produção e quantidade referente ao estoque de mercadoria da empresa.

Empresas industriais e atacadistas estão obrigadas a registrarem as entradas e saídas de produtos e as perdas nos processos produtivos

4.12.6 EFD CONTRIBUIÇÕES

A EFD-Contribuições trata de um arquivo digital instituído no Sistema Publico de Escrituração Digital – SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não cumulatividade.

A periodicidade de apresentação do arquivo da EFD-Contribuições é mensal, devendo ser transmitido, após a sua validação e assinatura digital, até o 10º (décimo) dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração.

Conforme artigo 12 da Lei 8.218/1991 a multa pela falta de transmissão, transmissão em atraso ou transmissão com divergências entre o que foi escriturado e a realidade da empresa poderá variar de 0,5% até 75% sobre o valor da receita bruta da mesma.

4.12.7 SEDIF/DeSTDA

Todas as empresas optantes pelo Simples Nacional com Inscrição Estadual em São Paulo são obrigadas a enviar essa declaração. A DeSTDA também é exigida quando o contribuinte, optante pelo Simples Nacional, localizado em outro Estado possuir Inscrição Estadual como substituto em São Paulo.

Conforme Ajuste Sinief 12/201, nessa declaração deverão constar os valores relativos ao ICMS ST de Entradas ou Saídas, ICMS Diferido, Diferencial de Alíquotas apurados pela empresa, e deverá ser enviada até o dia 28 do mês subsequente ao encerramento do período de apuração.

O artigo 527 do RICMS/00 SP trata sobre a multa pela falta da transmissão ou sobre a transmissão com informações incoerentes da DeSTDA, que pode variar de 1% a 100% calculado sobre o valor das operações que a empresa teve no período em que houve a irregularidade. 

4.12.8 REINF

Instituída pela Instrução Normativa nº 1.701, de março de 2017, a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Obrigações Fiscais (EFD–Reinf) é o mais novo módulo do projeto SPED e tem por objetivo prestar informações das retenções de INSS, IRPJ, CSLL, PIS e COFINS sobre os serviços prestados e tomados e à receita bruta da empresa.

Essa nova obrigação acessória será transmitida mensalmente até o dia 15 do mês subsequente ao que se refira a escrituração, com exceção das entidades promotoras de espetáculos desportivos que deverão transmitir as informações relacionadas ao evento no prazo de até 2 dias úteis após a sua realização. O inicio dessa obrigatoriedade será em 01 de novembro de 2018.

As empresas que perderem o prazo de transmissão da EFD-Reinf estarão sujeitas a uma multa que vai de R$ 500,00 a R$ 1.500,00 por fração ou mês/calendário. Já em caso de omissão de operações financeiras ou entregas incompletas ou inexatas, a penalidade aplicada é de 3% do valor das operações financeiras correspondentes, considerando ainda que o valor mínimo será de R$ 200,00 (R$ 20,00 por grupo de 10 informações incorretas ou inconsistentes).

4.12.9 SISCOSERV

Instituído pela Portaria Conjunta RFB/SCS nº 1.908, de 19.07.2012, o Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio – SISCOSERV - é transmitido para registro das informações relativas às transações realizadas entre residentes ou domiciliado no Brasil e residentes ou domiciliados no exterior que compreendam serviços, intangíveis e outras operações que produzam variações no patrimônio das pessoas físicas, das pessoas jurídicas ou dos entes despersonalizados, por exemplo: as contratações de profissionais para consultoria, diligências, instalação e manutenção de equipamentos, agenciamento de exportações, encomendas de correção de softwares, assim como corretagem de compra de imóveis, além dos pagamentos e recebimentos de royalties.

Ficam dispensadas do registro no Siscoserv, a) as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional e os microempreendedores individuais (MEI); b) as pessoas físicas residentes no Brasil que, em nome individual, não explorem, habitual e profissionalmente, qualquer atividade econômica de natureza civil ou comercial, com o fim especulativo de lucro, desde que não realizem operações em valor superior a US$ 20.000,00, ou o equivalente em outra moeda, no mês.

A prestação das informações terá os seguintes prazos:

 a) 30 (trinta) dias a contar da data de início da prestação de serviço, da comercialização de intangível, ou da realização da operação que produza variação no patrimônio das pessoas físicas, das pessoas jurídicas ou dos entes despersonalizados. 

b) último dia útil do mês de junho do ano subsequente à realização de operações por meio de presença comercial no exterior relacionada à pessoa jurídica domiciliada no Brasil. A partir de 2014 a prestação das informações será realizada anualmente, em relação ao ano-calendário anterior.

A Receita Federal do Brasil aplicará multa conforme abaixo pela não transmissão ou pela transmissão em atraso:

a) de R$ 5.000,00 por mês ou fração de atraso, relativamente às pessoas jurídicas, no caso de prestação de informação fora do prazo;

b) de 5%, não inferior a R$ 100,00, do valor das transações com residentes ou domiciliados no exterior, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.

Informamos que o registro das informações no SISCOSERV não contempla os serviços contidos no contrato de prestação de serviços contábeis firmado com a JUSTUS, ficando a cargo e responsabilidade da empresa, sua apresentação.

 

5 DEPARTAMENTO CONTÁBIL

5.1 ATRIBUIÇÕES

O Departamento Contábil é responsável pela escrituração dos livros Diário e Razão, elaboração de Balancetes de Verificação, elaboração de todas as Demonstrações Contábeis exigidas pela legislação societária, análise das Demonstrações Contábeis, controle dos bens do Ativo Imobilizado, elaboração e entrega da DCTF, DEFIS, DME, DMED, DIMOB, DIRF, ECD e ECF.

O Código Civil de 2002 estabelece, no artigo 1.188, que o Balanço Patrimonial deve exprimir-se com fidelidade, clareza, uniformidade e realidade. Daí a importância em se tratar com muito cuidado e atenção os documentos que registram as operações realizadas pela empresa, para o correto cumprimento desta obrigação.

5.2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS AO DEPARTAMENTO CONTÁBIL

Extratos Bancários de Contas Correntes, Poupança e Aplicações Financeiras: (verificar a sequência da movimentação da conta). Na falta de algum extrato solicitar imediatamente o período faltante, ou solicitar um extrato mensal.

Depósito Bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por exemplo: recebimento de duplicata, anexar cópia desta;

Avisos de Cobrança: anexar cópias das duplicatas;

Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc.;

No caso de contratos de seguros, empréstimos, financiamentos, etc., enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas;

Despesas com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção, e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal ou nota fiscal de serviços em nome da empresa.

5.3 MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA

Um bom controle da documentação que envolve as movimentações e operações bancárias é imprescindível para a realização de um bom trabalho de contabilidade, uma vez que estas operações representam a quase totalidade da movimentação contábil e financeira das empresas.

Essas operações são as seguintes:

Pagamentos, Recebimentos, Empréstimos Bancários, Descontos de Títulos, Cobrança Bancária, Leasing, Despesas Bancárias e Outras operações.

5.4  PAGAMENTOS

Estas operações compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de qualquer natureza, através da rede bancária, internet banking, cheques, etc.

Independente da forma adotada para os pagamentos bancários que toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cópia do documento de pagamento (cópia de cheque, recibo eletrônico, etc..) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, título, depósito, guias de recolhimento de impostos e contribuições, etc.).

Observação: Não serão aceitos comprovantes de agendamento.

5.5 RECEBIMENTOS

Estas operações compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer natureza, incluindo depósitos de títulos provenientes de vendas de bens e serviços, antecipações de clientes e terceiros.

Os valores constantes dos extratos bancários a esse título devem ser documentados de forma a permitir a clara identificação do valor recebido, da sua natureza, dos dados do cliente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.).

Os depósitos bancários devem ter indicação no seu verso ou em documento apartado, de todas as informações necessárias ao seu bom controle.

Os demais “créditos” ocorridos na movimentação bancária (empréstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais “valores a identificar” devem ser objeto de controles internos que definam em curto espaço de tempo como tratá-los nos registros financeiros e contábeis.

5.6 DESPESAS E CUSTOS

Este tópico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto à contabilização das despesas/custos, e como documentá-la perante a legislação fiscal, pois todas as despesas e custos realizados pela empresa devem ser enviados ao escritório para que sejam contabilizados. 

As despesas/custos realizadas deverão estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentação idônea, notas fiscais ou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminação dos itens ou serviços e sua devida quitação. Ex.: Nunca deveremos lançar despesas de manutenção de veículos, se a empresa não possui absolutamente nenhum veículo cadastrado no imobilizado da empresa.

Observar que determinadas despesas/custos sofrem retenção pela fonte pagadora de IRRF/CSRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hábil.  

 Segundo a legislação, os tíquetes e/ou cupons de supermercados e outros são válidos como documento fiscal: “As despesas, cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupons emitidos por equipamentos ECF - Emissor de Cupom Fiscal, observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica compradora: sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ, descrição dos bens ou serviços, objeto da operação, a data e o valor da operação.” (Lei nº 9.532-97, artigos 61, § 1º e 81, II). 

Observação: Os cupons emitidos por equipamentos ECF - Emissor de Cupom

Fiscal, possuem tempo de vida útil reduzida, o mais indicado é a emissão da DANFE, inclusive para bens que compõe o ativo imobilizado da empresa.  

Se possível todas as despesas e custos deverão ser pagas pelo internet banking da empresa, em caso de pagamentos realizados através de cheque, esse deverá ser nominal e todas as despesas pagas deverão ser anexadas à uma cópia do cheque.

Para empresas que mantém atividade externa na realização de seus negócios ou manutenção em seus clientes, é permitida a elaboração de “relatório periódico de despesas”, contendo todas as atividades efetuadas naquele período (clientes visitados, distância em KM se for ao mesmo município ou próximo, táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas quando utilizadas, etc.), e enviar sempre o relatório de despesas com todos os comprovantes anexos.

5.7 EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS BANCÁRIOS

Estas operações compreendem todas as formas de empréstimos e financiamentos que podem ser obtidos junto ao mercado financeiro.

O departamento financeiro deve documentar de maneira “sumária” as principais características de cada contrato, a fim de dar ciência a todos os envolvidos, tais como:

Tipo e natureza do contrato, valor do empréstimo, prazos de vencimento, prazos de carência, encargos (juros, spread, etc..), garantias e outras que julgar conveniente.

Esse resumo sumário, anexado à cópia do contrato deve ser encaminhado à nossa empresa para que tenhamos subsídios adequados ao registro correto das operações.

5.8 MÚTUO FINANCEIRO – (EMPRÉSTIMO)

O Contrato de Mútuo Financeiro é a operação em que há um empréstimo de dinheiro entre pessoas físicas e jurídicas, ou entre pessoas jurídicas, cujo tratamento fiscal é específico e não envolve instituição financeira. O artigo 586 do Código Civil (CC/2002), aprovado pela Lei nº 10.406/2002, denomina essa operação de mútuo.

Neste tipo de operação se faz necessário o Contrato de Mútuo para a contabilização dos fatos e para a produção de prova em eventuais demandas fiscais e jurídicas. O documento deve conter no mínimo as seguintes informações:

Descrição das partes, valor da dívida, a remuneração do capital (juros), o prazo e forma de pagamento, e outras cláusulas que determinem a vontade das partes, tal como a destinação do recurso, se for o caso.

De acordo com o RIR/2018, aprovado pelo Decreto nº 9.580/2018, os rendimentos decorrentes de operações de mútuo de recursos financeiros entre pessoas jurídicas ou entre pessoa jurídica e pessoa física são equiparados, para fins de incidência do Imposto de Renda, a rendimentos de aplicações financeiras de renda fixa, independente de a fonte pagadora ser instituição autorizada a funcionar pelo Bacen ou não.

No caso de mútuo entre pessoas jurídicas, a incidência do imposto na fonte ocorre inclusive quando a operação for realizada entre empresas controladoras, controladas, coligadas e interligadas.

Existe também a incidência de IOF conforme Decreto nº 6.603/2007, art. 2º sobre as operações de crédito realizadas e entre pessoas jurídicas ou entre pessoa jurídica e pessoa física.

O fato gerador do IOF é a entrega do montante ou do valor que constitua o objeto da obrigação, ou sua colocação à disposição do interessado e é incidente sobre o saldo devedor diário apurado no último dia de cada mês.

O IOF devido é calculado por alíquotas diárias incidentes sobre a respectiva base de cálculo (saldo devedor).

Existe também o adicional de IOF independentemente do prazo da operação, o IOF incide sobre as operações de crédito à alíquota adicional, seja o mutuário pessoa física ou jurídica.

A receita de mútuo é considerada como receita financeira, para fins de tributação do PIS e COFINS nas empresas de Tributadas pelo Lucro Real, na pessoa jurídica mutuante.

 

5.9 RECEBIMENTOS COM MOEDA EM ESPÉCIE - DME (DECLARAÇÃO DE OPERAÇÕES LIQUIDADAS COM MOEDA EM ESPÉCIE)

A Secretaria da Receita Federal publicou no Diário Oficial da União (DOU) a Instrução Normativa Nº 1761/2017 que cria a Declaração de Operações Liquidadas Com Moeda em Espécie (DME) que torna obrigatória a prestação de informações das operações em valores iguais ou superiores a R$ 30 mil, ou o equivalente a essa quantia em outra moeda, cuja liquidação ocorra EM ESPÉCIE. A Instrução Normativa já está em vigor, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2018.

É obrigatório apresentar a DME para a Receita Federal do Brasil às pessoas físicas ou jurídicas residentes ou domiciliadas no Brasil que, no mês de referência, realizaram operações de liquidação total ou parcialmente, em espécie, decorrentes de alienação ou cessão onerosa ou gratuita de bens e direitos, de prestação de serviços, de aluguel ou de outras operações que envolvam transferência de MOEDAS EM ESPÉCIE, cuja soma seja igual ou superior a R$ 30.000,00 (trinta mil reais), ou o equivalente em outra moeda, decorrentes das operações acima, realizadas com uma mesma pessoa física ou jurídica.

A não apresentação da DME, sua apresentação fora do prazo, incorreções ou omissões  sujeitará o declarante às multas de R$ 100, R$ 500 ou R$ 1.500, por mês ou fração, de acordo com a irregularidade, ou de 1,5% e 3% do valor da operação, também conforme a infração.

Será necessário que a empresa nos envie as informações necessários para a elaboração desta declaração, mensalmente.

6 CONSEQUÊNCIAS LUCRO DISTRIBUÍDO SUPERIOR AO LUCRO EFETIVAMENTE APURADO

Não há vedação à retirada de lucros por conta de exercício não encerrado. Naturalmente, para que não haja tributação, é fundamental que, no encerramento do período-base, o lucro apurado seja suficiente para absorver a retirada ou que haja lucros acumulados ou reservas de lucros para tanto.

Ausentes essas premissas, a parcela dos rendimentos pagos ou creditados a sócio ou acionista ou ao titular da pessoa jurídica submetida ao regime de tributação com base no lucro real, presumido ou arbitrado, a título de lucros ou dividendos distribuídos, ainda que por conta de período-base não encerrado, que exceder ao valor apurado com base na escrituração, será imputada aos lucros acumulados ou reservas de lucros de exercícios anteriores, ficando sujeita a incidência do Imposto de Renda calculado segundo o disposto na legislação específica, com acréscimos legais.

Inexistindo lucros acumulados ou reservas de lucros em montante suficiente, a parcela excedente estará sujeita à incidência do Imposto de Renda exclusivamente na fonte, à alíquota de 35%. Do mesmo modo, a empresa que fez a distribuição dos lucros não poderá considerar essa despesa como dedutível para fins de apuração do lucro real, porquanto se configura como mera liberalidade e não atende ao conceito de despesas necessárias previsto no art. 47 da Lei nº 4.506/1964 (incorporado ao art. 311 do RIR/2018 ). 

(Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017, art. 238, §§ 3º,4º e 10)

 

7 ARQUIVO

Após a utilização da documentação por nosso escritório, a mesma será entregue na empresa, com destaque do referido período, que deverá ser guardada em local seco e de fácil acesso, quando solicitado, considerando que existem documentos que devem ser guardados permanentemente. 

Mais informações sobre o prazo da guarda dos documentos entre em contato com o nosso escritório.

 

8 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Quaisquer mudanças que possam vir a ocorrer na legislação que afete os procedimentos descritos neste manual serão informadas pelo nosso escritório a fim de deixar o mesmo atualizado.

Poderão surgir dúvidas sobre os pontos aqui abordados e situações que não foram aqui mencionadas. Para estes casos entre em contato com a nossa equipe, para que possamos dar o suporte necessário. 

 

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Atualizado em: 11/12/2018 às 09:10

E-Social

Cartilha e-Social

O que será preciso ajustar na rotina de sua empresa?

 

O que é o e-Social?

Nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet;

Serão mais de 40 (quarenta) tipos de arquivos diferentes, com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas;

Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão alterados em função do eSocial;

O eSocial está previsto para começar em janeiro/2018 para empresas com faturamento superior a R$78 milhões em 2016 e a partir de julho/2018 para TODAS as demais;

Antes do início, vários procedimentos precisam ser mudados, pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações;

Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS à empresa!

 

Quais os objetivos do e-Social?

Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet;

Para o Governo: Maior poder de fiscalização referente o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador;

Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao eSocial;

Para apresentar estes PROCEDIMENTOS elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos empregadores.

 

Admissões

As contratações nas empresas privadas serão informadas no eSocial ANTES da Admissão;

Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar ao escritório até DOIS DIAS ANTES da admissão;

Também deverá ser feita a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL (batimento de PIS/CPF/NOME e DATA DE NASCIMENTO) no link www.esocial.gov.br de todo empregado que será contratado. Orientamos para que o próprio candidato ou o empregador faça essa qualificação. Caso dê algum erro, o candidato deverá corrigir os dados antes da contratação;

O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional, antes de iniciar suas atividades na empresa.

 

Desligamentos

Os Pedidos de Demissão devem ser informados ao escritório no mesmo dia;

Caso seja um Término de Contrato de Experiência, informe-nos 3 (três) dias antes, para elaborar a rescisão contratual;

Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avise-nos também com 03 dias de antecedência para elaborar o aviso;

Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional.

 

Folha de pagamento

As informações para a folha de pagamento devem chegar até o dia o 1º dia útil do mês subsequente (horas extras, faltas, atrasos, etc);

Caso as informações sejam enviadas depois e haja retrabalho para gerar recálculo da folha, poderá haver a cobrança do retrabalho;

O fechamento do cartão de ponto deverá ser sempre de 01 a 30/31 do mês em curso.

 

Declaração de encargos de família para fins de imposto de rende

Todos os dependentes acima de 12 anos deverão ter CPF;

Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90);

Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe;

Enviaremos o modelo da Declaração que deverá ser atualizada para todos os empregados;

Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão;

Será obrigatório informar todos os dependentes no eSocial.

 

Alterações cadastrais

Faremos uma atualização no cadastro de todos os trabalhadores;

Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, devemos ser informados no mesmo mês, para envio ao eSocial.

 

Contratação de estrangeiros

Devemos informar a contratação de Estrangeiros com detalhes ao eSocial;

Antes da contratação de estrangeiros, avise-nos para solicitar as informações corretas.

 

Férias

As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT;

As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo, salvo se a Convenção Coletiva determinar outro prazo;

Os pagamentos serão informados no eSocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no eSocial;

Enviaremos as escalas periodicamente para serem preenchidas com os períodos de descanso das férias;

Caso haja alteração na escala de férias, avise-nos;

Caso não sejamos avisados com antecedência, o empregador pode ser autuado pela falta da informação no devido prazo no eSocial.

 

Afastamentos

Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no eSocial;

Outros afastamentos como licençamaternidade, acidente de trabalho, etc também precisarão ser informados;

Envie-nos as informações tão logo ocorra, para gerar os dados ao eSocial;

Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno a função, no primeiro dia de retorno ao trabalho.

 

Contratação MEI - Microempreendedor individual

Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no eSocial;

Nos serviços citados, haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI;

Solicitar previamente o número do PIS/PASEP/NIT, CPF e data de nascimento para ser feita a Qualificação Cadastral porque se ser divergência não conseguiremos colocar a informação no eSocial.

 

Contratação de autônomos

Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo, antes da contratação (para fazer a Qualificação Cadastral, pois se houver erro não conseguiremos informar no eSocial):

1. Nome completo

2. PIS/PASEP/NIT e CPF

3. DATA DE NASCIMENTO

Se declarar Dependentes, será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda;

Se trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS.

 

Aquisição de produção rural

Ao adquirir produtos rurais de uma pessoa física, deve-se reter 2,3% s/ o valor bruto da nota fiscal e recolher o valor retido, a título de contribuição previdenciária;

Essas informações também deverão estar no eSocial;

Por isso as notas fiscais devem ser enviadas ao escritório assim que recebidas, evitando informação fora do prazo.

 

Exames médicos

Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados detalhadamente no eSocial;

Admissional: antes da admissão;

Periódicos: nos prazos previstos no Laudo de Medicina e Segurança, geralmente a cada ano;

Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame dê o resultado de INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS;

Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos.

 

Programas e laudos de medicina e segurança no trabalho

Todas as empresas que possuem funcionários, independente de quantidade, estão obrigadas a manter atualizado o PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e o PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;

O LTCAT Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho também precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao eSocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI);

Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra, os laudos deverão de entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art 291);

Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação).

 

CAT - Comunicação de acidente de trabalho e PPP - Perfil profissiográfico prividenciario

A CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente para os demais;

Informe-nos imediatamente para que possamos enviar as informações ao eSocial;

O PPP passará a ser eletrônico a partir do eSocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha;

Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, precisamos ser informados ainda dentro do mesmo mês, para envio ao eSocial;

O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.

 

Contratação de estagiários

A contratação de estagiários deve obedecer à lei 11.788/08 e também fará parte do eSocial;

Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional;

O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área;

O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários;

Os contratos de estágio devem ser enviados ao escritório, de imediato.

 

Cotas de aprendizes e pessoas com deficiência

Levantaremos os empregadores que devem cumprir as cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD);

Caso haja desligamento de algum aprendiz ou PCD, deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho.

 

Processos administrativos e judiciais

Caso haja algum processo para não tributação ou não retenção de tributos, devemos informar no eSocial;

Este processo deverá ser analisado pelo setor jurídico da empresa para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento.

 

Tributações e cláusulas de convenção coletiva

Todas as empresas terão que informar ao eSocial as tributações e reflexos;

Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (salvo se houver processo judicial);

Todas as cláusulas de Convenção Coletiva de Trabalho precisarão ser cumpridas.

 

Considerações finais

Poderão surgir dúvidas sobre os pontos aqui abordados e situações que não foram aqui mencionadas. Para estes casos entre em contato com a nossa equipe, para que possamos dar o suporte necessário.

Atualizado em: 21/11/2017 às 23:45

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